ダブルブッキングを防ぐ、3 つの小さな仕組み。順番に整えてみませんか。
この記事の目次
結論から先にお伝えします。
ダブルブッキングは、気合いや注意力で防ぐものではありません。仕組み で防ぐものです。順番は 3 つだけ。
- ① 予定を書く場所を、1 つに決める
- ② お申し込みの入口を、フォーム 1 本に寄せる
- ③ 予定の前後に、15 分の「のりしろ」を置く
月森です。今日は、お一人で事業をされている方からよくいただくお話を、順番にほどいてみます。
「予約がかぶってしまったんです」 「お客様には、もう謝るしかなくて」 「気をつけているつもりなのに、また同じことをしました」
このご相談、本当に多いんです。土曜の午前中、コーヒー1 杯ぶんのお時間があれば、ご一緒に整えられます。よかったら、最後までおつきあいください。
まずお伝えしたい、私の失敗
正直に書きます。
私も最初は、順番を間違えました。
旅行会社で事務をしていたころのことです。お客様 3 組のご旅行手配を同時に動かしていて、紙の手帳と社内のカレンダーと、付箋のメモを別々に使っていた時期がありました。「ここに書いておけば大丈夫」と思っていたんです。
ある金曜の夕方、同じ便の手配を二重に進めていることに、ふと気づきました。お客様には何も起きずに済みましたが、自分の中ではけっこうな出来事でした。あの夕方の冷っとした感じは、今もたまに思い出します。
そのとき分かったのが、ひとつだけです。
「気をつける」では、なくならない。
人は忘れます。私も忘れます。それを前提に、忘れても困らない 順番 を作っておく。それが仕組み化、ということなんだと思います。
なぜ、ダブルブッキングは起きるのか
仕組みを作る前に、原因のところを少しだけ。
ダブルブッキングは、ご本人の不注意で起きているわけではありません。多くの場合、こんな構造が背景にあります。
- 予定を書く場所が、複数 ある
- お申し込みを受ける入口が、複数 ある
- ご自分の頭の中にしかない予定が、ある
このどれか 1 つでも当てはまると、起きるときは起きます。
たとえば、Google カレンダーには会議が書いてあるけれど、紙の手帳には別のお客様の打ち合わせが書いてあって、さらに LINE で「来週の火曜どうですか」とお返事してしまったやりとりがあって。
3 つの場所に予定が散らばっていると、ご自分でも全体像が見えなくなります。
「気をつけているのに」ではなく、「気をつけても見えない」 んです。
だから、責めなくていいんです。順番に直していきましょう。
仕組み① 予定を書く場所を、1 つに集める
最初のステップです。
ご自分の予定が、いま何ヶ所に書かれていますか。ちょっと数えてみていただけますか。
- 紙の手帳
- Google カレンダー
- スマホのカレンダー
- 紙のメモ
- LINE のやりとり
- 頭の中
たぶん、3 つは超えていると思います。私もそうでした。
ここでの順番は、減らすこと です。
おすすめは「Google カレンダー 1 つに集約する」です。理由は 3 つあります。
- スマホ・パソコン・タブレットのどこからでも見られる
- お客様との打ち合わせ前に通知が出る
- 万が一の機械トラブルでも、データが消えない
「紙の手帳が好きで」という方もいらっしゃると思います。それは続けていただいて大丈夫です。ただし、紙は「見返す用」「思考整理用」と決めて、メインの予定表は必ずデジタル 1 つ にする。これがコツです。
紙とデジタルを両方メインにすると、書き写し漏れが必ず起きます。私も、毎回そう思います。先にどちらかをメインと決めておけば、と。
仕組み② お申し込みを受ける入口を、整える
次のステップです。
予定を 1 つに集めたら、今度は「予定が増えていく入口」を整理します。
お客様からのお申し込み・ご予約が、いまどこから入ってきていますか。
- メール
- お問い合わせフォーム
- LINE
- DM
- お電話
- 紹介でいただいた連絡先
複数の入口があると、それぞれの返答にズレが出やすくなります。たとえば、メールで「火曜の 14 時で」とお返事した直後に、LINE で別のお客様に「火曜の 14 時、空いてます」と打ってしまう。
これも気合いでは防げません。仕組みで防ぎます。
順番はこうです。
- お申し込みの受付窓口を「フォーム 1 本」に寄せる
- フォームから入ってきたら、自動でカレンダーに「仮押さえ」が入るようにする
- ご自分が確定したら「仮押さえ」を「確定」に変える
このとき大事なのが、仮押さえの段階で、その時間帯を他のお客様に出さない ことです。
「まだ確定じゃないから空いている扱い」にしてしまうと、必ずかぶります。1 〜 2 日の仮押さえなら、それは「ふさがっている」と扱いましょう。後でずれたら、開放すればいいだけです。
口語で補足しますね。ここ、けっこう見落とされる部分なんです。「仮だから」と空けたままにすると、別のお客様にその時間をお返事してしまう。先にやっておけば、と毎回思います。
仕組み③ 予定の前後に「のりしろ」を置く
最後のステップです。
仕組み①と②で、ほとんどのダブルブッキングは消えます。ただ、もう 1 つだけ。これをやっておくと、もっと楽になります。
それは、予定の 前後 に、空白の時間を置くことです。
たとえば、14 時から打ち合わせ 1 時間なら、
- 13 時 45 分〜 14 時：準備の 15 分
- 14 時〜 15 時：打ち合わせ本体
- 15 時〜 15 時 15 分：後片付け・メモまとめの 15 分
この前後 30 分を、カレンダーに「のりしろ」として入れておく。
なぜこれが効くかというと、お客様との打ち合わせはたいてい予定どおりに終わらないからです。盛り上がって 5 分延びる、お見送りで 5 分使う、その間にメールが届く。「のりしろ」がないと、次の予定に食い込んで、また気持ちが慌てます。
15 分ずつでも、空けてみてください。ご自分の頭が、ずいぶん休まります。
慣れてきたら、午前と午後の間にも「のりしろ」を入れていきましょう。お昼休みは 45 分ではなく、60 分。これだけでも、午後のお仕事の質が変わります。
Mirais では、ここを一緒に整えていきます
ここまでお読みいただいて、「やることが 3 つもあるのか」と感じられたかもしれません。
大丈夫です。一度に全部やる必要はありません。順番にひとつずつ整えていけば、ちゃんと辿り着けます。
Mirais では、お申し込みフォームの設置と、お客様への自動返信、ご予約の通知をひとまとめにできます。仕組み②の部分が、もう少し楽になるイメージです。
カレンダーの一本化（仕組み①）と、のりしろ作り（仕組み③）は、ご自分の運用の中で少しずつ整えていただく部分です。ここをご自分で握っておくことが、長く続く事業の土台になります、と私は思っています。
「全部はまだ」という段階の方は、仕組み①の 「予定を書く場所を 1 つに決める」 だけ、今日やってみてください。それだけでも、ダブルブッキングはぐっと減ります。
まとめ
今日の順番を、もう一度だけ整理します。
- ① 予定を書く場所を、1 つに決める
- ② お申し込みの入口を、フォーム 1 本 に寄せる。仮押さえも「ふさがっている」扱いに
- ③ 予定の前後に、15 分の「のりしろ」 を置く
この 3 つ、できそうなものから、ひとつだけ選んでみてください。全部まとめてやろうとすると、たいてい途中で止まります。私もそうでした。
「次のお打ち合わせまでに 1 つ」くらいの間隔で、少しずつ整えていただけたら。それが、いちばん長続きする順番だと思っています。
次回のお話
次回は、お申し込みフォームから契約までの 動線 を順番に書いてみたいと思っています。フォームに入ってきたあとの、ご返信・ご案内・ご決済までの流れですね。ここも、順番を整えるだけで、ずいぶん楽になります。
また、ご一緒できたらうれしいです。
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Mirais チーム ／ 月森